A. Premisas y Principios Generales
1. Ámbito de aplicación del Código Ético y destinatarios
El Código Ético se aplica en relación a toda la actividad desarrollada por o en nombre y por cuenta de Esprinet S.p.A. y de sus sociedades dependientes (en adelante, el “Grupo” o “Sociedad del Grupo”).
El Código Ético:
Por estas razones, el Consejo de Administración de Esprinet, S.p.A. y de las Sociedades del Grupo han adoptado y posteriormente actualizado el presente Código Ético, observancia del mismo por parte de los Destinatarios resulta fundamental para el buen funcionamiento, la responsabilidad y la reputación del Grupo, factores que constituyen el patrimonio irrenunciable para el éxito del mismo.
El Código representa los valores y las normas de comportamiento a los que deberá atenerse el Grupo y los Destinatarios indicados a continuación.
El Grupo se esfuerza en promover la difusión y el respeto de los principios contenidos en el presente Código, ateniéndose a las reglas de conducta que en él se definen.
El Código Ético tiene como objetivo controlar el comportamiento y las operaciones del Grupo tanto en su ámbito interno como externo, poniendo el foco de atención en el pleno respeto de la normativa vigente en todos los países en los que opera, más allá de la observancia de los procedimientos internos.
Las prescripciones del Código –y las correspondientes sanciones en caso de incumplimiento- son de aplicación a todos los que, directa o indirectamente, permanente u ocasionalmente, operen con el Grupo.
En particular, los Destinatarios del Código son:
Todos los sujetos indicados en el párrafo precedente son conjuntamente definidos, en adelante, como “Destinatarios” o, individualmente, “Destinatario”.
Resulta un deber de todos los Destinatarios conocer el contenido del presente Código, comprender su significado, solicitar aclaraciones al mismo, así como señalar sus carencias.
Cada Destinatario debe conocer y respetar las leyes en todos los contextos donde opera y cualquier duda que pudiera surgir deberá plantearla al Organismo de Vigilancia (OdV) (conforme al último apartado del presente Código) a fin de recibir aclaración e indicaciones.
El Grupo se esfuerza en promover el conocimiento del Código por parte de los Destinatarios, en recibir sus contribuciones para la definición de su contenido y a desarrollar instrumentos idóneos para asegurar la plena y efectiva aplicación del Código.
El presente Código constituye parte integrante del Modelo de Organización, Gestión y Control (en adelante, el “Modelo”) de la Sociedad del Grupo. Todo comportamiento contrario a la letra o el contenido del Código Ético será sancionado de conformidad con lo previsto en el propio Código.
Los Destinatarios, como se indica a continuación, contribuyen con el respeto al Modelo a la tutela de la imagen y buena reputación del Grupo.
2. Visión del Grupo
Esprinet quiere hacer la vida más fácil a personas y organizaciones.
Desde el Grupo, tratamos de ampliar y facilitar la distribución y uso de la tecnología porque creemos que enriquece el día a día de las personas.
3. Misión del Grupo
Ser el principal punto de encuentro entre fabricantes, distribuidores y usuarios de tecnología.
Queremos crear valor para ellos, para nuestros accionistas y para nuestros trabajadores a través de una estrategia compartida de crecimiento constante y basada en un modelo de distribución innovador que pretende:
4. Valores empresariales de referencia
• CONFIANZA (Reliability)
BE ACCOUNTABLE
Somos una empresa en la que se puede confiar.
Cumplimos lo que prometemos.
Lealtad, integridad y transparencia son los pilares sobre los que queremos basar nuestra credibilidad y nuestro éxito.
• BÚSQUEDA DE LA EXCELENCIA (Quest of Excellence)
BE EMPOWERED
Impulsamos un proyecto de futuro.
Cada día, nos esforzamos por ser más grandes y competentes y así poder superar pronto los retos que plantea un mercado que cambia continuamente.
Queremos ser emprendedores al servicio del mejor proyecto empresarial.
• ORIENTACIÓN HACIA EL CLIENTE (Customer Centricity)
BE RESPONSIVE
Escuchamos al mundo en el que vivimos.
Queremos construir el camino perfecto para dar respuesta a cada necesidad, para eso salimos al campo junto a nuestros clientes: para ganar.
• TRABAJO EN EQUIPO (Teamwork)
BE TOGETHER
Sabemos que juntos es mejor. Por eso, salimos todos al terreno de juego.
Creemos en el trabajo en equipo, el pensamiento colectivo, el valor de la diferencia y la relación entre capacidades, aspiraciones y competencias diversas.
• VALENTÍA (Bravery)
BE DARING
Salir a mar abierto para descubrir nuevos horizontes.
Sabemos que actuar implica también asumir el riesgo de equivocarse, y también somos conscientes de que esos errores pueden convertirse en oportunidades.
• CREADIVIDAD (Creativity)
BE SURPRISING
Damos forma a la innovación.
Queremos crear soluciones que sean siempre más originales y sorprendentes, en una búsqueda continua de nuevas formas de pensar y actuar.
• RESPONSABILIDAD (Responsibility)
BE CARING
Creemos que la tecnología es un bien común.
Contribuimos todos los días a hacer que siempre esté más disponible para todo el mundo, para que todos podamos conocer, compartir, vivir y formar parte de experiencias de valor.
• ESCUCHA (Listening)
BE INCLUSIVE
Todos somos distintos, pero, juntos, formamos parte de una misma realidad.
Creemos en la dignificación de la persona. Escuchamos en todo momento las necesidades, opiniones y necesidades que pueden ayudar a mejorarnos.
B. Normas de comportamiento
5. Principios de gestión empresarial
5.1 Gestión de la operatividad
Cada operación y transacción debe ser correctamente registrada, autorizada, revisable, legítima, coherente y justa. Todas las acciones y operaciones de la Sociedad deben tener un adecuado registro, con el fin de hacer posible la verificación del proceso de decisión, autorización y desarrollo.
Para cada registro se dispone de un adecuado soporte de trazabilidad con el fin de poder proceder, en cada momento, a la ejecución de los controles que verifiquen las características y la motivación de la operación y localicen quien ha autorizado, ejecutado, registrado y verificado dicha operación.
5.2 Rendimiento competitivo y contratos
Los Destinatarios desarrollarán sus propias competencias y tareas con diligencia, precisión, eficiencia y profesionalidad, inspirados en el respeto de las leyes y de las aplicaciones de los principios generales del Código Ético y a las disposiciones del Modelo.
Deberán usar la diligencia solicitada conforme a la naturaleza de la prestación y del interés del Grupo y observar las disposiciones para la ejecución y para la disciplina del trabajo impartida por el mismo.
Toda la actividad empresarial deberá tener un registro y un soporte documental adecuado y conforme a las Leyes, a los Reglamentos y a los Procesos del Modelo, que permita la verificación del proceso de decisión, autorización y ejecución, así como la trazabilidad de cada fase y/o acción individual del ciclo operativo.
5.3 Administración y contabilidad
El Grupo respeta las leyes y los reglamentos en relación con la confección de los balances anuales e interanuales, así como todo tipo de documentación similar requerida por la normativa vigente.
La contabilidad de Esprinet S.p.A. y de la Sociedad del Grupo se confecciona de conformidad con las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados nacional e internacionalmente.
Todos los balances anuales, así como los informes periódicos sobre los cuales exista obligación de emitir, están sujetos a revisión por parte de auditoría externa.
La información y los datos societarios entregados a terceros y los resultados contables de los actos de gestión deberán garantizar transparencia, precisión e integridad.
El respeto de tales principios se garantiza también en las relaciones con las entidades públicas responsables de la recaudación de impuestos, asegurando siempre la completitud y la corrección de los datos utilizados para el relativo cálculo.
Los empleados del Grupo se comprometen a dar la máxima colaboración con la finalidad de que los datos de gestión sean representados correcta y puntualmente dentro del sistema de contabilidad interno.
Para cada una de las transacciones se deberá conservar el adecuado soporte documental que garantice la individualización de la autorización apropiada y de la motivación económica que sustenta la transacción.
La documentación de soporte deberá estar fácilmente disponible y archivada conforme a criterios adecuados a fin de permitir una consulta sencilla por los órganos internos de control que estén debidamente autorizados por parte de los Entes y las Instituciones externas adecuadamente autorizadas.
Todos los Destinatarios del presente Código, que tengan conocimiento de cualquier omisión, manipulación, falsificación o negligencia en los registros o asientos contables o en la documentación soporte, deberán informar puntualmente al propio superior y/o al Organismo de Vigilancia.
5.4 Información
El Grupo protege la reserva de la información y de los datos de su propiedad, operando en el respeto de las Leyes y Reglamentos vigentes en la materia.
La comunicación de información, por cualquier título, sea interna o externamente al Grupo, deberá ser realizada con respeto a las Leyes, los Reglamentos y los procedimientos vigentes, así como de conformidad con los principios de transparencia y equidad.
La información debe ser clara, completa y veraz, que permita a los Destinatarios de la misma la asunción de las decisiones correspondientes.
Se refuerza el respeto de las obligaciones de reserva previstas en las disposiciones normativas en materia de protección de datos y privacidad.
El Grupo identifica e indica a los Destinatarios el canal, la forma y los Responsables para las acciones de comunicación de y a terceros y al mercado, instaurando los oportunos procedimientos para la comunicación de la información denominada “Price Sensitive”.
Los Destinatarios se abstendrán de comunicar cualquier tipo de información (incluida o no en la información “Price Sensitive”) dirigida a terceros relativa al Grupo, a los canales y en las formas del Grupo para informar a los responsables de los departamentos de la propia actividad de relación y comunicación.
5.5 Información reservada
Cada Destinatario se compromete a no utilizar información reservada para conductas no relacionadas con el ejercicio de su actividad y competencia, y a no difundir o hacer uso de modo que cause un perjuicio al Grupo.
Quien divulgue información falsa, exagerada o tendenciosa, o desarrolle operaciones simuladas u otros artificios idóneos para provocar una alteración sensible del precio de los instrumentos financieros o la apariencia de un mercado activo de los mismos, incurrirá en sanciones penales y administrativas.1
Igualmente, aquellos que difundan o utilicen indebidamente información privilegiada -o información con contenidos que el público no dispone- sobre instrumentos financieros o emisiones de instrumentosfinancieros, las cuales, si se hicieran públicas, afectarían significativamente a los precios, están sujetos a sanciones administrativas y penales.
Más específicamente es perseguible cualquier persona, encontrándose en posesión de informaciones privilegiadas en razón a la participación al capital de una sociedad, o sea en el ejercicio de una función, de una profesión o de un departamento:
– Compra, vende o logra otras operaciones, incluso interpuesta por otra persona, sobre instrumentos financieros valiéndose de las informaciones mismas;
– Sin motivo justificado, da comunicación de las informaciones, o se aconseja a otros, sobre la base de las mismas, el cumplimento de cualquiera de las operaciones indicadas.
En caso de duda, se atendrá a cuanto queda definido en el procedimiento interno existente en materia de “Información Price Sensitive” e “Internal Dealing”.
5.6 Conflicto de intereses
Se reitera que los miembros de los órganos estatutarios, los empleados y colaboradores no pueden realizar negocios, por su cuenta o por cuenta de terceros, en conflicto con las Sociedades del Grupo.
En caso de que un Destinatario se encuentre, sea directa o indirectamente (a través de personas ligadas), en situación de conflicto, incluso potencialmente, con los intereses del Grupo, deberán informar de ello a su superior jerárquico y/o al propio representante, al cual se le requiere la responsabilidad de valorar –por su cuenta o con intervención del Órgano correspondiente y/o identificado en la Norma- la efectiva existencia de un conflicto y la adopción de las medidas oportunas.
Para las operaciones con partes relacionadas e “Internal Dealing”, el Grupo ha creado un procedimiento específico, al cual se remite para su análisis detallado.
5.7 Bienes empresariales
Cada Destinatario debe tutelar, controlar y utilizar con diligencia los bienes y los equipos de la empresa puestos a su disposición para el desarrollo de sus tareas y competencias, evitando un uso impropio que pueda dañar los mismos o reducir la eficiencia, o utilizando los mismos con fines personales. Con relación a los sistemas informáticos (hardware y software) y de comunicación (teléfono, telefax, conexiones a internet, etc.), su utilización deberá respetar los procedimientos de seguridad y las normas y reglamentos aplicables a la empresa.
5.8 Relaciones con la Autoridad de vigilancia y Órganos de Control
Se establece expresamente la prohibición de impedir u obstaculizar el desarrollo de la actividad de control o de revisión legalmente atribuida a los socios, a los otros órganos sociales o a la sociedad auditora a través de la ocultación de documentos u otros artificios.
Se establece igualmente la prohibición de exhibir a la autoridad pública de vigilancia, en la comunicación prevista en base a las normas o a fin de obstaculizar el ejercicio de la función de vigilancia, hechos materiales que no respondan a la verdad, incluso aunque sean objeto de validación, sobre la situación económica, patrimonial y financiera de la Sociedad perteneciente al Grupo, u ocultar con otros medios fraudulentos hechos que hubieran de comunicar. Se observará este principio en relación con la información relativa a activos poseídos o administrados por la Sociedad del Grupo o por cuenta de terceros.
No se podrá de ninguna manera obstaculizar conscientemente las funciones de la autoridad pública de vigilancia.
En definitiva, se prohíbe realizar operaciones ilícitas sobre las acciones o participaciones de la Sociedad del Grupo y realizar operaciones en perjuicio de acreedores.
5.9 Capital Social
Se prohíbe efectuar reducciones de capital, fusiones o escisiones en violación de las disposiciones legales y la tutela de los acreedores.
Se prohíbe ampliar ficticiamente el capital social de las Sociedades del Grupo, mediante atribución de acciones o participaciones por una suma inferior a su valor nominal, suscripción recíproca de acciones o participaciones, sobrevaloración relevante de la asignación de los bienes en especie o de créditos, o del patrimonio de la Sociedad del Grupo en caso de transformación.
Se prohíbe mantener una conducta simulada o fraudulenta encaminada a determinar la mayoría en la junta general con el fin de procurarse para sí o terceros un beneficio injusto.
Igualmente, se prohíbe, incluso mediante conducta simulada, devolver las aportaciones efectuadas por los socios, o liberarlos de sus obligaciones, fuera de los casos de la legítima reducción del capital social.
Se prohíbe repartir dividendos o dividendos a cuenta no conseguidos efectivamente o destinados a reservas o distribuir reservas indisponibles.
5.10 Verificación del flujo financiero
Las Sociedades del Grupo y sus empleados no podrán involucrarse o estar involucrados en actividades que puedan implicar la adquisición, la recepción, la ocultación, el blanqueo de capitales (ya sea aceptación o tratamiento) o el empleo en actividades económicas o financieras de metálico, bienes u otras utilidades procedentes de actividades criminales en cualquier forma o modo.
Las Sociedades del Grupo y sus empleados deberán verificar de manera preventiva las informaciones disponibles (incluso aquellas informaciones financieras y reputacionales) de los clientes y proveedores, a fin de verificar su respetabilidad y legitimidad de su actividad antes de iniciar con ellos una relación de negocios.
En las relaciones comerciales con clientes y proveedores, las Sociedades del Grupo y sus empleados deberán respetar los procedimientos de la empresa y deberán garantizarse la transparencia y trazabilidad de las operaciones.
Las Sociedades del Grupo y sus empleados deberán siempre cumplir con las disposiciones sobre prevención del blanqueo de capitales en la jurisdicción competente.
Se prohíbe falsificar, poner en circulación (aceptando, adquiriendo y/o enajenando), transportar o distribuir moneda (papel moneda y/o metálica), sellos, efectos timbrados, así como aquellas tarjetas y cupones, más allá de las que tienen curso legal como moneda, emitidas por los Gobiernos, en interés y/o beneficio de Esprinet, S.p.A. o sus sociedades dependientes.
Quien reciba en pago billetes, monedas, sellos, efectos timbrados o similar, por una razón imputable a las Sociedades del Grupo, deberá informar a su superior, a fin de interponer la oportuna denuncia.
Igualmente, las Sociedades del Grupo y sus empleados no podrán involucrarse en la adquisición o recogida de los bienes objeto de falsificación.
El Grupo está igualmente decidido, a través de su actividad de control preventivo, a la prevención de la financiación del terrorismo.
6. Principios en la relación con las partes interesadas
6.1 Honestidad e integridad en las relaciones
La conducción de la relación de cada orden y grado debe obedecer a la transparencia, equidad, honestidad, integridad y lealtad. La relación de cada orden y nivel se apartará de discriminación por edad, sexo, raza, nacionalidad, condición personal y social, religión, convicción política, pertenencia a organizaciones y/o asociaciones que no sean contrarias a la legislación vigente.
6.2 Competencia leal
El Grupo comparte e intenta proteger los valores de la competencia leal, rechazando comportamientos contrarios a este principio, sean éstos colusorios, predatorios y/o con abuso de la posición dominante.
Una competencia leal en el mercado resulta interesante para el Grupo, de tal manera que los servicios y ofertas de productos de calidad respondan a las exigencias de los Clientes y sean conformes al compromiso contractual.
6.3 Tutela y valoración de los Recursos Humanos
Los Recursos Humanos son considerados un valor básico para alcanzar los objetivos del Grupo en virtud de la contribución profesional aportada en el ámbito de una relación basada en la lealtad, fidelidad y confianza recíproca.
El Grupo protege y promueve los valores de los Recursos Humanos, favoreciendo el crecimiento profesional, esforzándose en evitar cualquier tipo de discriminación y garantizando igualdad de oportunidades, así como ofreciendo condiciones de trabajo respetuosas con la dignidad individual y un ambiente de trabajo seguro y saludable, en el respeto de las normas vigentes y los derechos de los trabajadores.
Las relaciones entre diversos niveles jerárquicos (correlativos a los diversos niveles de responsabilidad existentes dentro del Grupo) deberán considerar los principios enunciados anteriormente.
El Grupo no admite la existencia de relaciones de trabajo no reguladas en un contrato pactado y formalizado.
Con la finalidad de que la capacidad y competencia de cada empleado pueda ser valorada y que cada empleado pueda desarrollar su propio potencial, el departamento competente deberá:
Asimismo, se prohíbe, dentro de las funciones correspondientes, contratar a ex empleados de la Administración Pública (o sus familiares) que hayan participado activa y personalmente en asuntos con las Sociedades del Grupo, o avalar las solicitudes realizadas por las Sociedades en la Administración Pública.
Las Sociedades del Grupo se comprometen:
Asimismo, el Grupo exige que las relaciones de trabajo internas o externas no den lugar a:
Cada empleado debe abstenerse de realizar su actividad bajo los efectos de las sustancias alcohólicas o estupefacientes, o que produzcan efectos análogos, así como de consumir tales sustancias en el desempeño de sus tareas de trabajo.
Se equiparará a los casos procedentes de estado de dependencia crónica del alcohol y los estupefacientes, que tengan incidencia sobre la prestación de trabajo y que puedan perturbar el desarrollo normal de la misma.
Queda terminantemente prohibido utilizar la estructura empresarial para favorecer, de cualquier modo, la circulación de sustancias estupefacientes y material pornográfico, así como de utilizar los locales de las Sociedades del Grupo, los almacenes, los equipos e instalaciones, o en cualquier otro lugar que pueda entenderse parte del Grupo.
Se prohíbe terminantemente favorecer de ningún modo el crimen organizado, en cualquiera de sus formas.
El Grupo adopta medidas destinadas a promover la mejora de la seguridad y la salud de los trabajadores en todos los aspectos relacionados con el trabajo y vela porque este objetivo sea constantemente perseguido. El Grupo adoptará todas las medidas apropiadas para garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores, incluidas las actividades de prevención de riesgos profesionales, informativas y de formación, procurando la actualización constante de dichas medidas.
Con esta finalidad, el Grupo adoptará un sistema de gestión que exprese las políticas, objetivos, actividades, papeles y responsabilidad en el ámbito de la salud y seguridad.
De este modo, queda garantizado el principio de mejora continua destinado al fortalecimiento de la cultura de la seguridad a todos los niveles.
6.4 Relaciones con Clientes y Proveedores
Las relaciones con Clientes y Proveedores deben desarrollarse en cumplimiento de la ley y en aplicación de los principios generales del Código Ético y de las disposiciones del Modelo.
Para los Proveedores, adicionalmente, está en vigor un código de conducta específico que regula los principios de la relación.
En particular, las relaciones con los Clientes deben estar inspiradas en la honestidad, la cortesía y la disponibilidad. En las relaciones con los Proveedores, los procesos de selección deberán estar basados en un objetivo de competencia (en calidad, precio, garantía de prestaciones y asistencia), evitando cualquier forma de favoritismo o discriminación.
No está permitido ofrecer dinero, regalos u otros aspectos (por ej. promesas de contratación) – incluso por imposición de otra persona – a responsables/empleados de un cliente/proveedor o a sus parientes, al fin de obtener ventajas para las sociedades del Grupo.
Los administradores, los empleados o los referentes de las sociedades del Grupo se empeñan en no admitir y en no emprender ninguna forma de corrupción, incluso pagos u otras formas de beneficios conferidos a título personal a Administradores o empleados o referencias de los clientes/proveedores con la finalidad de incidir en modo incorrecto sobre las decisiones empresariales y para causarles un daño.
Todas las relaciones contractuales con los Clientes y de apertura y gestión de las relaciones con los Proveedores, deberán ser documentadas y trazables, para favorecer el desarrollo de las actividades de supervisión delegadas por las Sociedades del Organismo de Vigilancia y Control en el marco de aplicación del Modelo.
6.5 Relaciones con la Administración Pública y las Instituciones
En las relaciones con la Pública Administración y las Instituciones, sean estas nacionales o extranjeras, los Destinatarios tiene que actuar con respeto a las leyes, los reglamentos y el Modelo, con honestidad y lealtad, sin influir impropiamente de ningún modo (por ejemplo, mediante regalos, ofertas de trabajo, utilización de informaciones reservadas, acciones que puedan comprometer la integridad o la reputación, etc.) las decisiones de la contraparte al fin de obtener un tratamiento de favor, también en el caso en el que la solicitud provenga de los representantes de tales Órganos.
Todas las actividades de relación con la Administración Pública y las Instituciones, nacionales o extranjeras, tienen que ser documentadas y trazables, donde favorecer el desarrollo de actividades de supervisión delegadas por las Sociedades del Grupo al Organismo de Vigilancia y Control en el ámbito de actuación del Modelo.
No está permitido ofrecer dinero o donaciones a directivos, funcionarios o empleados de la Administración pública o sus parientes, nacionales o extranjeros, incluso cuando la solicitud o el ofrecimiento provenga de representantes de tales sujetos, salvo que se trate de donaciones o disposiciones de módico valor, entendiéndose aquellas con un valor inferior a 100 euros.
El Grupo considera un acto de corrupción tanto aquellos pagos ilícitos realizados directamente a los Interlocutores o sus empleados o funcionarios, como aquellos efectuados por sujetos que actúan por cuenta de los mismos.
Se prohíbe ofrecer y/o aceptar cualquier objeto, servicio, prestación o favor para obtener o procurar un tratamiento de favor respecto a cualquier relación con la Administración Pública.
En aquellos países o situaciones en que es costumbre ofrecer regalos a clientes u otros sujetos en señal de cortesía, estos donativos deberán ser de naturaleza y valor adecuado, que no contrasten con las disposiciones de las normas allí vigentes y que no sean en ningún caso contrapartida a la solicitud de favores y/o ventajas.
Cuando se halle en curso una negociación, solicitud y/o relación con la Administración Pública, el personal encargado no deberá tratar de influir sobre las decisiones de la contraparte, entendiendo incluido en este concepto a los funcionarios que representen a la Administración Pública. El personal tiene prohibido realizar cualquier solicitud ilícita proveniente de representantes de la Administración Pública.
En el caso específico de los contratos públicos con la Administración, se deberá operar con pleno respeto de la Ley y de la correcta práctica comercial.
En caso de que las Sociedades del Grupo se hagan representar por un tercero ante la Administración Pública, serán de aplicación para el propio representante, sus empleados y colaboradores las disposiciones contenidas en el presente Código para los Destinatarios.
Asimismo, las Sociedades del Grupo no podrán estar representadas por terceros cuya representación pueda conllevar un posible conflicto de intereses.
En el curso de una negociación, solicitud y/o relación con la Administración Pública, no podrán adoptarse, directa o indirectamente, ninguna de las siguientes actuaciones:
6.6 Regalos, muestras gratuitas y beneficios
Se prohíbe expresamente a los Destinatarios (directamente o a través de terceros) ofrecer o recibir cualquier tipo de regalo (dinero, bienes, servicios, prestaciones o favores, etc.) no directamente ligados a la relación habitual de cortesía y/o que pueda ser interpretado como excesivo a la práctica comercial habitual, o que pueda ser que está dirigido a obtener un trato de favor en cualquier actividad de las Sociedades.
Cuando un Destinatario reciba una oferta y/o reciba un regalo o beneficio –salvo que sean de uso comercial o de escaso valor- deberá informar inmediatamente a su superior jerárquico, al cual le compete la decisión de validar las medidas y los criterios a adoptar para la gestión del supuesto, así como la efectiva existencia de un riesgo de incumplimiento de las disposiciones de la Ley y del Modelo, y la adopción de las oportunas medidas.
6.7 Tutela Ambiental
La actividad de las Sociedades del Grupo se inspira en el principio de la salvaguarda del medio ambiente y de la salud pública, así como en el respeto de las normas específicas de aplicación.
El Grupo se compromete a la salvaguarda del medio ambiente como bien básico y se compromete a promover, en el ámbito de su propia estructura, un uso racional de los recursos y una atención a la búsqueda de soluciones innovadoras para garantizar el ahorro energético.
7. Control, sanciones y gestión de las notificaciones
Las Sociedades del Grupo han constituido dentro de su ámbito un Organismo de Vigilancia (también OdV) dotado de autonomía de poder de iniciativa y de control. Al Organismo de Vigilancia se le atribuyen competencias de monitorización, verificación y divulgación del Código Ético.
La observancia de las normas del Código Ético debe considerarse parte esencial de las obligaciones contractuales de los empleados.
El incumplimiento y/o la violación de las normas de comportamiento indicadas por el Código Ético por los empleados constituye un incumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación de trabajo y dará lugar a aplicar las sanciones disciplinarias previstas en la Ley y la negociación colectiva y/o individual.
Dichas sanciones serán proporcionales a la gravedad y la naturaleza de los hechos.
La gestión de los procedimientos disciplinarios y la imposición de las sanciones permanecerán siendo competencia de los representantes y delegados, y seguirán las disposiciones empresariales correspondientes.
El Grupo se ha dotado de un sistema de sanciones más detallado y tipificado, inspirado en los principios generales contenidos en el presente Código Ético.
Cualquier comportamiento que resulte ser una violación de las disposiciones del presente Código, realizado por colaboradores, proveedores, asesores y/o socios comerciales vinculados a las Sociedades del Grupo mediante una relación contractual distinta a la de trabajo asalariado, podrá determinar, en las hipótesis de mayor gravedad, la resolución de la relación contractual.
No obstante a lo anterior, se mantiene –en caso de cumplirse las condiciones– la facultad de actuar para obtener el resarcimiento y reparación de los daños eventualmente sufridos por las Sociedades del Grupo.
Cualquier violación (efectiva o potencial) cometida en relación con los susodichos Principios Generales, las disposiciones del Código Ético y el Modelo deberá notificarse y, en caso de su verificación, sancionarse.
Las Sociedades del Grupo promueven y fomentan la denuncia de infracciones e irregularidades, en cumplimiento y más recientemente en desarrollo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la «protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y por la que se establecen disposiciones relativas a la protección de las personas que informen sobre infracciones de las disposiciones normativas nacionales”, y para ello han implantado un sistema que permite denunciar cualquier actividad ilícita e infracciones de las que se haya tenido conocimiento en el contexto de trabajo (denominado Whistleblowing). En particular, las Sociedades del Grupo han establecido distintos canales de recepción de denuncias que pueden ser utilizados alternativamente por los denunciantes, en cumplimiento de la Directiva antes indicada y de las respectivas normativas nacionales de referencia.
En particular, los términos «actividades ilícitas» e «infracciones» se refieren a conductas, actos u omisiones que perjudican el interés público o la integridad de la entidad privada y que consisten en conductas ilícitas significativas, así como la comisión —o posible comisión— de un delito por el que es aplicable la responsabilidad de las entidades.
El término «irregularidad» se refiere a cualquier violación de las reglas previstas por el Código Ético o el Modelo de Organización, Gestión y Control de las Sociedades del Grupo Esprinet S.p.A. Se consideran «irregularidades» también las violaciones graves de los procedimientos y los reglamentos adoptados por las Sociedades del Grupo.
La norma en cuestión pretende incentivar la colaboración de los trabajadores, de los Destinatarios del Código o de todos los demás Terceros obligados contractualmente a respetar el presente Código Ético, y que mantengan relaciones comerciales con las Sociedades del Grupo (p. ej., clientes, proveedores, asesores, agentes, socios comerciales, etc.), en la detección de posibles fraudes, actividades ilícitas e infracciones, así como peligros u otros riesgos graves que puedan perjudicar a clientes, a compañeros de trabajo o a la propia reputación e integridad de la empresa, introduciendo medidas de protección específicas a favor del denunciante.
Las denuncias se deberán fundamentar en elementos de hecho precisos y concordantes y las Sociedades del Grupo no estarán obligadas a tener en consideración aquellas denuncias que, tras un primer examen, parezcan irrelevantes, infundadas o no circunstanciadas.
Las denuncias podrán realizarse tanto por escrito como de forma oral, en los casos en que la normativa local en materia de Whistleblowing así lo exija, a través de canales específicos de información confidencial proporcionados por cada una de las Sociedades del Grupo, cuyas modalidades se indican con detalle en las políticas en materia de Whistleblowing y en los Modelos de Organización, Gestión y Control adoptados por cada una de las Sociedades, y a las que se hace referencia globalmente en el sitio web de Esprinet S.p.A. https://www.esprinet.com/it/governance/whistleblowing/.
Por último, cabe señalar que cualquier conducta de represalia o discriminación cometida contra el denunciante y/o facilitador o, en cualquier caso, dirigida a infringir las medidas de protección del denunciante y/o del facilitador (obligación de confidencialidad de la identidad del denunciante) u obstaculizar la denuncia o, de nuevo, la falta de realización de actividades de verificación y análisis de la denuncia realizada por los órganos de dirección o por personas que actúan por cuenta de las Sociedades del Grupo, así como la conducta de quienes efectúen, con dolo o culpa grave, denuncias que resulten infundadas, difamatorias o calumniosas, serán sancionadas con arreglo a las modalidades previstas en el sistema disciplinario adoptado por las Sociedades del Grupo.
8. Aprobación del Código y modificación
El presente Código es aprobado con deliberación del Consejo de Administración de las Sociedades del Grupo.
Toda eventual modificación o integración que se entienda necesaria, incluso aquellas de naturaleza normativa, será definida por Esprinet S.p.A. y recibida por sus sociedades dependientes.
1 Art. 185 Decreto Legislativo 58/1998 (manipulación de instrumentos financieros)